日期、场地与通道
写明日期、运营时段、使用空间，以及进场、卸货、搭建、测试与撤场时间。
实用规划指南
政府与官联公司团队
这个角色需要做对的事，以及能实现它的视听简报。
即使还没有完整的设备清单也可以开始。这会打开一条可在发送前编辑的英文 WhatsApp 消息。
决定负责人验收检查
此角色的决策重点
政府与官联公司团队
这个角色负责对齐礼仪、审批、正式提示与录制交付物——下面的决定把它转成供应商能报价的视听简报。
礼仪流程（到场、致辞、奏乐）通常按惯例固定，因此视听计划需要配合这个顺序，而不是主导它。
先彩排固定的礼仪转换——到场、奏国歌与致辞——因为一旦提示延误，活动正是以这些环节来评断的。
WhatsApp咨询询价前先准备
资料越清楚，收到的报价越有用
无需先完成设备清单。向每个报价方提供同一组活动资料，才能按相同任务与职责比较方案。
人数与节目流程
列出宾客人数、致辞、论坛、表演、演示、视频、录制与线上参与。
所需结果与限制
说明什么必须被听见、看见、录制或直播，并加入声量、电力、天气与场地规定。
需要比较的项目
比较设备或功能、人员、时段、测试、后备、运输、交付、排除项与商业条款。
先发送已经掌握的资料
未知项目可以标记，并在首次检查后确认。WhatsApp 英文消息可在发送前编辑。
继续规划
政府与官联公司团队
发送日期、场地或区域、人数、流程与所需交付。即使还没有完整的设备清单也可以开始。
本页指南的研究方法
本指南将通用建议与活动具体事实分开。最终确定需求前，请核对场地条件与您的活动细节。